Auxílio a eventos
Leia com atenção antes de enviar seu pedido de auxílio a eventos
Como acontece o pagamento de auxílio a eventos?
Os procedimentos para solicitação de auxílio estão descritos abaixo. Todos os pagamentos são efetuados na modalidade reembolso, ou seja, o discente efetua a entrega das notas fiscais, recibos e/ou comprovantes de despesas à coordenadoria do Programa, que os encaminha para reembolso ao discente em conta bancária.
Lembre-se: o pedido de auxílio deve ser enviado para análise até o primeiro dia do mês que antecede o evento (Ex: o discente vai participar de um evento no dia 15 de julho, logo, deve solicitar seu auxílio até o dia 1º de junho).
1º PASSO: FORMALIZAÇÃO DO PEDIDO NO SISTEMA
Documentos que devem ser anexados ao pedido:
- Carta de aceite do trabalho (ou o Comprovante de Submissão);
- Folder do evento;
- Resumo do trabalho.
Caso não tenha alguma informação necessária salve o formulário e insira posteriormente a informação. O andamento dos pedidos pode ser acompanhado no sistema de auxílios, e o resultado da análise é enviado para o e-mail cadastrado pelo aluno no sistema.
2º PASSO: REEMBOLSO DAS DESPESAS
- Os auxílios são pagos mediante reembolso das despesas realizadas durante o evento com alimentação, hospedagem, transporte e taxa de inscrição.
- O aluno deve preencher o formulário: FORMULÁRIO DE AUXÍLIO A EVENTOS
- Enviar o formulário em formato editável e a documentação comprobatória das despesas para ppgese@contato.ufsc.br.
Documentos exigidos para reembolso
- Certificado de participação no evento;
- Comprovantes de despesas com alimentação, hospedagem, transporte e taxa de inscrição.
Documentos aceitos para comprovação de despesas
TRANSPORTE
- Canhoto de passagens rodoviárias;
- Passagens Aéreas: bilhetes de embarque com comprovante dos valores pagos. (nota fiscal ou e-mail de confirmação da reserva com valores.)
- Recibos de táxis ou Uber;
- Comprovante de aquisição de passagens de transporte coletivo.
- NÃO SERÃO ACEITAS DESPESAS COM COMBUSTÍVEIS, ESTACIONAMENTO E ALUGUEL DE VEÍCULOS
HOSPEDAGEM
- Nota fiscal de hotéis, pousadas e assemelhados;
- Recibo de hospedagem com CNPJ e assinatura do responsável;
- Recibos de pagamento de sites de reservas de hotéis (só serão aceitos comprovantes de reservas pagas)
ALIMENTAÇÃO
- Nota fiscal ou cupom fiscal de restaurantes, lanchonetes e assemelhados;
- Nota fiscal de supermercados (As despesas deverão ser compatíveis com a quantidade de consumo de alimento para o aluno)
- NÃO SERÃO ACEITAS DESPESAS COM BEBIDAS ALCOÓLICAS E GULOSEIMAS (SORVETE, CHOCOLATE E ASSEMELHADOS)
TAXA DE INSCRIÇÃO
- Comprovante de pagamento da taxa (boleto pago ou recibo de pagamento)
- Para eventos internacionais: Fatura do cartão de crédito em nome do aluno onde mostre o valor pago com taxa de câmbio utilizada.
Quando possível, os comprovantes de despesas como notas fiscais, recibos, etc, devem conter as seguintes informações:
Nome: Universidade Federal de Santa Catarina
CNPJ: 83.899.526/0001-82
Apenas para participação de eventos em outros países é possível o reembolso das despesas efetuadas com a utilização do cartão de crédito mediante apresentação da fatura.
Quem recebe o pedido de auxílio a eventos?
Após enviado o pedido de auxílio a eventos, o Coordenador do Programa recebe um e-mail informando que um discente efetuou um pedido de auxílio a eventos. O Coordenador acessa o formulário eletrônico, analisa-o, e preenche o campo "contra-partida". Neste campo o Coordenador indicará o valor que será fornecido pela Coordenação do Programa.
Em seguida o Coordenador encaminha o pedido de auxílio a eventos ao comitê gestor do Programa de Apoio a Pós-Graduação (PROAP), o qual também o analisará e definirá um valor de auxílio a ser dado, caso necessário. A decisão do comitê do PROAP quanto ao valor do auxílio é definida pelo documento Diretrizes para Distribuição dos Recursos PROAP/PROPG.
Após esta decisão o discente recebe um e-mail informando o valor do recurso destinado pelo comitê do PROAP.
Lembre-se: O comitê gestor do PROAP somente fornece auxílio para eventos científicos com apresentação de trabalho.
Como é realizado o pagamento de taxa de inscrição a docentes credenciados na pós-graduação?
Ao docente credenciado em quaisquer PPGs que quiser solicitar a inscrição em evento no Brasil ou no exterior empregando os recursos de orçamento da UFSC para capacitação, deverá encaminhar sua solicitação para a Coordenadoria de Capacitação de Pessoas, pelo sistema SPA. Mais informações a respeito podem ser obtidas em http://capacitacao.ufsc.br/, ramal 9690.
